ひさびさに朝にブログ更新
昨日は、一日中
検索サイトを模した社内Q&Aサイトの骨格作りをしていた。
きっと、質問を受ける側の人間は特に感じていると思うが
社内で同じ質問が上がってくることにイライラすることが多々ある。
社員が多ければ多いほど何度も同じ質問が来る。
メールで共有しようが、幹部会で各長に説明しようが、
結局、「知らない」「聞いてない」という状態に遅かれ早かれなっていく。
どうすれば、この負担が減るかと常に試行錯誤し
自身も、決まったことをしばらく時間がたってから
（忘れたころに）「どうでしたっけ？」と
突然質問されても答えることが出来るか不安（というか無理）なので
「ここを見れば答えがある」というものがほしいと常々思っていた。
今もだが。
そのため、これまで
①エクセルにメモした、メモ帳に書き留めたり
②社内システムにルールを共有する記事を投稿したり
③議事録を作ることを社内に浸透しようとしたり
④ワードプレスを使って社内にQAサイトを立ち上げたり
いろいろしてきた
それぞれどういう経緯で失敗したのかと
今回はそれをどうやって克服するかを書いていこうと思う。
①エクセル・メモ帳への書き留め（ほぼ自分用）
-メリット-
・更新が楽
・自分の知識が頭にある前提なので文章も簡潔に済む
-デメリット-
これは、当たり前だが、更新しても自分しか更新されたことを知らない。
共有できるように社内共有フォルダに書いていたが、誰も見ず。
②社内システムにルールを共有する記事を投稿
-メリット-
・社内の業務システムに記事を書き、
システムのトップページで新着表示をすることにしたので
多少を見てくれるようになった（と思う）
・メモ帳ではなくHTML形式のため画像やPDFなども使用可能になりわかりやすくなった
-デメリット-
・HTMLのベタ打ちのため、更新が大変
この当時は、全社メールで内容を共有して
それを加工（画像やいろいろ入れて）して作っていたので
時間がないときには更新できず
結果、更新しなくなり形骸化
この時につくづく感じたのが
更新しないとだんだんと誰も見なくなるということ
すると、更新しても誰も見ないので更新しないという悪循環
②議事録を書くことの定例化（策）
そもそも、決まることは会議で決まることも多いので
当時作られていなかった議事録を必ず取るように社内でルール化
-メリット-
・議事録は意外と見てもらえる。
・わからなければ、その会議に出ていた人に聞いてくれる。
-デメリット-
・自分以外誰も書こうとしない。
結果として、自分が出ていない会議の議事録はなかなか作られない。
この議事録は、1年以上は続いていたので
まじめな他部署では今でも作成されているが
そもそも、上長がめんどくさがり
会議で言ったのだからわかってて当たり前という考えが抜けないので
私が今の新会社に移るとそのままフェードアウトしている
※上の層が、「読むのは重宝するが、作るのは面倒だからしない」という怠慢が一番の原因
④ワードプレスでQAサイトの立ち上げ
これは、議事録を浸透させようとしていた当時に
「そういうのがあったら見る」という社員の意見を取り入れ
それなら！と思って立ち上げたもの。
-メリット-
・ルール・議事録・資料
何でも載せられるのでかなり重宝される
・意外と浸透し、「○○に載せておいて」とPDFや議事録が送られてくることも増えた
-デメリット-
・結局更新が自分しか出来ない
・同じ内容で違うことが書かれていることが発生する（ルール変更のため）
・資料を探すのが大変
①から④で学んだのは…
・更新がしやすいもの
・自分だけが更新できても意味がない
・複数同じような記事や内容が記載されるとどれが今のルールなのかがわからなく
・スタートしてしばらくすると能動時に見る人はいないと思った方がいい
・結局、見ない人は見ない（そして、最悪な質問手段でもある電話で聞いてくる）
・見ない人は、覚えようとしない。（結局大体同じ人）
・新しい伝達手段が生まれると大体めんどくさがられる
というような感じかなと思う
これを克服できるものでないと形骸化する
そして、結局は、全員が同じ目線で合わせられれば
①から④のどれもが、やり方を工夫するだけで実は実用性が高い良いものになるのだとも思う。
デメリットを克服するだけで。
今回は「答えがある記事」ではないが
実際にやってみて、
これから、社内共有の同じ失敗をする前に知ってると多少の役には立つかと思い書いてみた。
現在作成段階に入った「検索型社内QAサイト（情報共有サイト）」が
⑤として失敗案に載らないことを祈って。